1. Indledning
Som et led i F.f.I Fodbolds virke som idrætsforening indhenter og opbevarer foreningen en række personoplysninger om medlemmer og medlemmers pårørende mv. Dette sker i forbindelse med, at F.f.I Fodbold varetage et virke som idrætsforening, herunder ved at udbyde fodboldtræning, fodboldstævner mv.
F.f.I Fodbold er meget opmærksom på, at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du retter henvendelse til eller indgår aftaler med os.
Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en bruger ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes F.f.I Fodbold som dataansvarlig for de personoplysninger, som du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:
F.f.I Fodbold
Fodboldvej 7
9900 Frederikshavn
CVR.nr. 22543 8930
+45 98 42 91 27
Ved henvendelser vedrørende foreningens behandling af personoplysninger, kontakt venligst kontoret på kontor@ffifodbold.dk
2. Behandling af personoplysninger
F.f.I Fodbold anvender cookies på vores hjemmeside for at få oplysninger om din adfærd på og brugen af hjemmesiden. De anvendte cookies placeres på din egen computer, hvorfor F.f.I Fodbold ikke har adgang til dem. Det er derfor dig selv, der skal sørge for at eventuelle cookies, der er lagret på din computer, bliver slettet.
Når du retter henvendelse til os behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse. For at kunne indgå en aftale med dig, er det nødvendigt at behandle dine kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, mailadresse og telefonnummer. Derudover er det nødvendigt, at behandle en række øvrige oplysninger, herunder indmeldelsesdato, fødselsdag og køn. Der registreres ikke følsomme personoplysninger om vores medlemmer, herunder i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv.
Vi indhenter som udgangspunkt ovennævnte oplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at der indgås en aftale om medlemskab. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor vi indhenter oplysninger fra tredjemand, herunder fra Dansk Bold Union (DBU). Der er ved sådanne indhentelser tale om oplysninger om karantæne, klubskifte, spillercertifikat mv.
Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål, at varetage F.f.I Fodbolds medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning samt, at varetage planlægning og gennemførsel af foreningens idrætsaktivitet og andre aktiviteter.
Dine personoplysninger behandles ud fra en interesseafvejning som den, der beskrives i persondataforordningens § 6, stk. 1, litra f, som en lovlig behandlingsgrund. Behandlingen af dine personoplysninger tager blandt andet udgangspunkt i F.f.I Fodbolds udøvelse af idrætsaktiviteter, herunder ved udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultater mv. samt F.f.I Fodbolds medlemsforpligtelse, herunder i forhold til opkrævning og betaling af kontingent, spillersalg mv. Interesseafvejningen tager endvidere udgangspunkt i F.f.I Fodbolds behov for afholdelse af sociale arrangementer, sportslige arrangementer og lignende.
F.f.I Fodbold behandler i visse tilfælde dine personoplysninger, da foreningen er forpligtet ved lov til behandlingen, herunder blandt andet som begrundet i folkeoplysningsloven. Dansk Boldspils Union (DBU) opstiller endvidere krav til F.f.I Fodbold om behandling af almindelige personoplysninger på F.f.I Fodbolds medlemmer for, at F.f.I Fodbolds medlemmer kan spille kampe under DBU.
3. Opbevaring og opbevaringsperiode
Modtager F.f.I Fodbold dine personoplysninger elektronisk ved e-mail, opbevares oplysningerne på F.f.I Fodbolds firmamail indtil mailen er færdigbehandlet. Herefter journaliseres dine oplysninger i en særskilt brugermappe på F.f.I Fodbolds firma pc. Mailen indeholdende dine oplysninger slettes efter journalisering.
F.f.I Fodbold opbevarer kun dine personoplysninger, så længe dette er nødvendigt for opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet.
Modtager F.f.I Fodbold dine personoplysninger fysisk ved udfyldelse af tilmeldingsblanket eller lignende, opbevares oplysninger fysisk på F.f.I Fodbolds hjemsted på Fodboldvej 7, 9900 Frederikshavn. Oplysningerne opbevares i et særskilt arkiv for hver medlem fordelt på hvert år.
Dine personoplysninger opbevares endvidere i klubsystemet Klub Office, der udbydes og administreres af Dansk Boldspil-Union (DBU). F.f.I Fodbold har ikke adgang til at rette eller slette i Klub Office, hvorfor F.f.I Fodbold ikke kan stilles til ansvar for opbevaringsperioden for dine personoplysninger i Klub Office. Giver dette anledning til spørgsmål bedes du rette henvendelse til DBU på mail dbu@dbu.dk eller telefon +45 43 26 22 22.
Efter afmeldelse af dit medlemskab hos F.f.I Fodbold opbevares personoplysningerne i op til 3 måneder efter afmeldelsen er trådt i kraft.
Al bogføringsmaterialet opbevares desuden altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvori bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.
4. Videregivelse og adgang
F.f.I Fodbold videregiver visse almindelige personoplysninger til specialforbund, herunder Danmarks Idrætsforbund og Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger. Personoplysningerne, der videregives, er oplysninger, såsom navn, spillerklub, deltagelse ved fodboldstævner og -kampe samt resultaterne heraf.
Der sker videregivelse af dine almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, deltagelse ved fodboldstævner og -kampe resultaterne heraf samt nuværende og tidligere spillerklub til specialforbundet Dansk Boldspil-Union. Dine personoplysninger uploades i Klub Office til brug for varetagelse og overholdelse af DBUs regler og betingelser for fodboldforeningers medlemskab.
F.f.I Fodbolds firma pc, der bruges til elektronisk opbevaring af dine personoplysninger, er sikret med password således, at det alene er administratorbrugeren, der har adgang. Det er kontaktperson Poul Beck, der varetager administratorbrugeren.
Dine personoplysninger videregives til de af F.f.I Fodbold ansatte og tilhørende holdledere og trænere til brug for varetagelse af foreningens idrætsaktiviteter, herunder til planlægning af holdopstilling, holdmøder, spillerstatistikker mv.
Derudover videregiver F.f.I Fodbold ikke dine personoplysninger til andre virksomheder eller myndigheder. Der sker heller ikke videregivelse af personoplysninger til lande uden for EU.
F.f.I Fodbold ønsker et godt samarbejde med markedsføringsfirmaer, hvorfor der med dit samtykke vil ske videregivelse af personoplysninger til de pågældende firmaer.
5. Dine rettigheder
Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger F.f.I Fodbold behandler om dig som medlem af foreningen, idet vi er forpligtede til at oplyse dig herom.
Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig har du ret til, at anmode om at få rettet oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.
F.f.I Fodbold er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
Du har også altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret sine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du også mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen